אכיפה זו כל המילה

מהתאוריה לפועל

איך מעבירים מסר, נוהל, בקשה ויודעים שזה יתבצע לארוך זמן?

ישיבות צוות, ישבות בכלל, האם כאשר אנו עושים אותם ומעבירים את הדברים שאנו רוצים שיתבצעו, הם מתבצעים?

קרוב לוודאי שלא, וזה בגללנו!

מעטים מאוד העובדים שאתה יכול לעבוד איתם בשיטת "שגר ושכח" , וגם אלו עם כל הרצון הטוב יש להם תקופות שאתה צריך לעזור להם לבצע את מה שאתה דורש.

התשובה היא אכיפה, אבל את זה אתם כבר יודעים.

אז אתם עושים את זה ? לא תמיד, אף פעם, תמיד, זה תלוי.

איך מבצעים אכיפה נכונה ואיך הופכים אתה להרגל?

מספר שלבים - תיקראו, תשננו ותיישמו –

1. נוהל קבוצתי - העברת הנוהל באופן קבוצתי בישיבה או במסמך.

2. הטמעת הנוהל - ריכוז מאמץ בשלב הראשון, יעשה ע"י וידוא בשאלות, בטלפון בזמנים משתנים בהפרשי זמן לא קבועים ויתמשך כמספר ימים עד שבועות תלוי בהטמעה של הצוות.

יתרונות- מכניס למיקוד, חסרונות - מלחיץ (להשתדל לא לעשות זאת לטווח ארוך, מקטין את אורך חיי העובד שלכם, מגדיל את השחיקה)

3. זמני ווידוא - לאחר ההטמעה הראשונית מגדילים את זמני פער הווידוא .

4. אכיפה עקיפה - יצירת טופס אשר ידרוש מהעובד לדווח, לא באופן ישיר ואתם תוכלו לקבל את המידע בכל נקודת זמן- חשוב לעשות תאום ציפיות מול העובד מתי למלא את הטופס או למסור אותו.

יתרונות -מונע לחץ ישיר, מכניס לרוטינה של עבודה (נשמר לחץ מתון ותמידי), חסרונות - תלוי במי שבודק, עם העבודה לא התבצעה אז יש להגיב.

5. זמני מעבר על דוחות - ציינו לעצמכם ביומן את הזמנים בהם אתם עוברים על הדוחות, חשוב לפנות לזה זמן במיוחד כדי שתוכל לבצע את האכיפה בצורה נכונה -

א. כמות דיווחים בדוח

ב. הצלבות של זמן הביצוע

ג. שם העובד

ד. ווידא מול הלקוח לגבי איכות העבודה, למשל שיחות שביעות רצון מול הלקוחות

6. אכיפה ישירה - שימרו תמיד גם על אכיפה ישירה בזמנים משתנים לא בפערים שעולים על יותר משבוע , עשו תזכורות ביומן או בטלפון שלא תפספס.

כאשר העבודה לא מתבצעת ישנם שלושה שלבים עיקריים:

לאחר בירור

· מי עבד?

· למה לא נעשתה העבודה?

· בדיקה ושמיעה של שני הצדדים למקרה?

תהיה בדיקה מעמיקה לסיבת אי הביצוע –

1. שיחה עם הערה לבל יחזור שוב.

2. אזהרה לבל יחזור שוב והתראה שמה זה יחזור , יאלץ לעזוב.( ניתן לצרף מכתב אזהרה).

3. פיטורים.

חשוב בין כל שלב ושלב לבדוק מה גורם הכשל, ולפי זה לבחור עם להמשיך לשלב הבא או לנקוט בדרך שונה.

מהשלב הראשון תמיד מדווחים לגורם שמעליכם.

אל תישכחו, אנחנו רוצים עובדים שיהיו מרוצים, ושיעשו את העבודה על הצד הטוב ביותר, אבל אם אתם לא מחזיקים אותם כמו שצריך, אז מה הם חושבים עליכם, וכאשר אתם עוברים לידם והם מחייכים אליכם, זה בגלל הערכה כלפיכם או חוסר הערכה? אנחנו לא רוצים ולא מחפשים לפטר עובדים.

שלכם ובשבילכם

רז קריפס

שובר שיאים לעסקים

razk3333@gmail.com